Prevod z apostillom

Prevod z apostillom pa je združitev dveh opravil: prevoda dokumenta v ciljni jezik in sklenitve verige s potrdilom apostille. Vrstni red teh dveh opravil je najbolj kritična točka postopka in tista, kjer nastane največ napak.

Najprej prevod ali najprej apostille?

Enega samega pravilnega odgovora ni; odgovor je odvisen od tega, kam bo dokument šel. Osnovna scenarija sta dva. Pri prvem se apostille pridobi na izvirniku, nato se dokument s potrdilom prevede kot celota; ta pot se ubere, kadar želi ciljna država tako dokument kot potrdilo videti v svojem jeziku. Pri drugem se najprej izdela notarsko overjen prevod, apostille pa se odtisne na to overitev; ta pot velja, kadar želi ciljna država videti overjen prevod, izdelan v Türkiye.

Nekatere države pa zahtevajo, da je prevod izdelan na njihovem ozemlju in da ga izdela prevajalec, ki so ga same pooblastile. V tem primeru se v Türkiye pridobi le apostille na izvirniku, prevod pa se naroči v ciljni državi. V državah z režimom zapriseženih prevajalcev, kot so Nemčija, Francija in Španija, je ta možnost večja. Razlike med režimi po posameznih državah smo zbrali v vodniku po državah.

Kateri organ izda apostille?

V Türkiye pristojnost za apostille ni zbrana na enem mestu; glede na vrsto dokumenta so pristojni različni organi. Za upravne dokumente so pristojne turške uprave provinc in turške okrajne uprave, za sodne dokumente pa predsedstva turških pravosodnih komisij v središčih, kjer deluje turško sodišče za huda kazniva dejanja. Iti k napačnemu organu pomeni zamudo, ki lahko traja več dni.

Vrsta dokumenta	Razred	Pristojni organ
Turški izpis iz registra prebivalstva, turški izpisek o rojstvu in o sklenitvi zakonske zveze	Upravni	Turška uprava province / okrajna uprava
Diploma in izpis ocen	Upravni	Turška uprava province / okrajna uprava
Sodna odločba, turško potrdilo o nekaznovanosti	Sodni	Predsedstvo turške pravosodne komisije
Notarsko overjeno pooblastilo ali prevod	Sodni	Predsedstvo turške pravosodne komisije
Listine iz turškega poslovnega registra	Upravni	Turška uprava province / okrajna uprava

Apostille se praviloma pridobi pri pristojnem organu tiste province, v kateri je bil dokument izdan. Pri spisu, sestavljenem iz dokumentov, izdanih v različnih mestih, postopki apostilla tečejo v več provincah. V katerih mestih vodimo postopke, si lahko ogledate na strani s provincami.

Države zunaj sistema apostilla

Če ciljna država ni pogodbenica konvencije, apostille ne pomaga; namesto tega se sproži veriga overitev. To verigo tipično sestavljajo notarska overitev, nato overitev pri pristojnem ministrstvu in nazadnje overitev pri predstavništvu ciljne države v Türkiye. Veriga traja dlje in je odvisna od koledarja terminov predstavništva.

Status članstva ni stalen: v zadnjih letih je h konvenciji pristopilo več držav, pri nekaterih pa je izvajanje v prehodnem obdobju. Zato je treba pred začetkom postopka aktualno stanje ciljne države preveriti na uradnem seznamu pogodbenic konvencije. Tudi mi to opozorilo o preverjanju na straneh držav vedno navajamo ob podatku.

Zagotavljanje kakovosti: tudi potrdilo samo je prevod

Apostille sestavljajo standardna oštevilčena polja, naslovi teh polj pa so določeni v besedilu konvencije. Ko se potrdilo prevaja, je treba ohraniti to standardno zgradbo, pustiti številke polj na svojem mestu in ime organa izdajatelja prenesti v njegovem uradnem zapisu. Prost prevod lahko privede do tega, da ciljna ustanova potrdila ne prepozna.

Druga kontrolna točka je fizična ohranitev vezi med dokumentom in potrdilom. Strani dokumenta z apostillom ne smejo biti ločene, na njem se ne sme opravljati dodatnih posegov. Če se prevod dokumentu doda naknadno, mora biti jasno vidno, na kateri izvod je vezan.

Česa apostille ne potrjuje?

Večina napačnih pričakovanj glede apostilla izvira iz pretiravanja o njegovem obsegu. Apostille ne pove, da je vsebina dokumenta pravilna. Tudi to, da ima diploma apostille, ne pomeni, da bo ta diploma v ciljni državi veljavna; priznanje enakovrednosti in priznanje sta povsem ločen postopek, ki ga vodi druga ustanova.

Prav tako apostille ne daje nobenega jamstva glede pravilnosti prevoda. Apostille, odtisnjen na notarsko overjenem prevodu, potrjuje le pooblastilo notarja. Za kakovost prevoda je še vedno odgovoren prevajalec. Če veste, da vse tri plasti (vsebina, prevod, pooblastilo) nosijo ločeno odgovornost, lahko vnaprej vidite, kje se spis lahko zatakne.

Tretje napačno pričakovanje zadeva hitrost. Apostille verigo overitev skrajša, ne izniči pa postopka; pridobitev dokumenta, njegov prevod in po potrebi predhodna potrditev še vedno zahtevajo svoj čas. Najpočasnejši člen verige praviloma ni apostille, temveč prevzem dokumenta pri ustanovi.

Tuji dokumenti za uporabo v Türkiye

Postopek teče tudi v obratni smeri. Da bi bilo dokument, izdan v tujini, mogoče uporabiti v Türkiye, se pričakuje, da je apostille pridobil v svoji državi. Notarska pisarna ali turška uprava province v Türkiye ne overja pooblastila tujega organa; zato se prvi člen verige vselej vzpostavi v državi, v kateri je bil dokument izdan.

Ko tuji dokument z apostillom prispe v Türkiye, se v turščino prevedeta tako dokument kot potrdilo, po potrebi pa gre prevod še skozi notarsko overitev. Pogosta napaka je, da se prevede samo dokument, apostille pa ostane neprevedeno; v takem primeru se spis lahko šteje za nepopolnega.

Če ciljna država ni pogodbenica konvencije, se tudi za dokument, ki bo prinesen v Türkiye, sproži veriga overitev: potrditev pristojnega organa v državi dokumenta, nato pa overitev pri predstavništvu Türkiye v tej državi. Ker ta pot traja dlje, jo je treba začeti, preden se načrtuje potovanje.

Druga pogosta težava pri tujih dokumentih je, da dokument v Türkiye nima ustreznika. Svojevrstna oblika evidence druge države lahko nosi ime dokumenta, ki v turščini nima dobesedne ustreznice. V takih primerih je pravilen pristop ime dokumenta prenesti opisno in v prevodu ohraniti tudi njegovo ime v izvirnem jeziku; enačenje z domačim imenom dokumenta ustvari trditev o enakovrednosti, ki ne obstaja.

Kaj določa ceno?

Uradno postavko, plačano za sam apostille, in ceno prevajalske storitve je treba obravnavati ločeno. Na prevajalski strani strošek določajo število strani, jezikovni par in tehnična gostota dokumenta. Na strani postopka pa delovne obremenitve ne določa število dokumentov, temveč to, skozi koliko različnih organov bo šel spis.

Medtem ko za eno samo diplomo zadostuje en obisk turške uprave province, spis s petimi dokumenti, izdanimi v treh mestih, zahteva precej več usklajevanja. Zato pri naročilih z apostillom ponudbe ni mogoče dati, dokler ne vidimo seznama dokumentov. Kaj je po posameznih postavkah vključeno v ceno, pojasnjujemo na strani s cenami.

Pogosti primeri

• Popravek po apostillu. Že najmanjša sprememba dokumenta po pridobitvi potrdila apostille razvrednoti; postopek se začne znova.
• Dokumenti z e-podpisom. Pri nekaterih elektronsko izdanih dokumentih postopek apostilla poteka drugače. Če ima dokument spletni naslov za preverjanje s kodo QR, je treba vnaprej vprašati, ali ga ciljna ustanova sprejema.
• Večjezični standardni dokumenti. Nekateri dokumenti o osebnem stanju so lahko izdani večjezično in v tem primeru prevod morda ne bo zahtevan; pogoj apostilla pa s tem ne odpade.
• Časovna omejitev. Apostille sam roka veljavnosti nima, dokument pod njim pa ga lahko ima. Ustanove večinoma gledajo datum dokumenta, ne datuma potrdila.

Ko nam seznam dokumentov pošljete prek obrazca za ponudbo, za vsak dokument vnaprej ugotovimo, kateri organ je pristojen in katero zaporedje bo ubrano, ter Vam to sporočimo.

Spodnji prikaz povzema tipično prakso; praksa posamezne ustanove je lahko drugačna. Preden se odločite, je koristno pogledati objavo same ustanove.