Postopek notarsko overjenega prevoda

Izhodišče je to razlikovanje: notar ne overi prevoda, temveč podpis pod prevodom. Ta en sam stavek pojasni, zakaj postopek teče v tem zaporedju in zakaj poznejši popravek ni mogoč.

Kdo kaj overi?

V verigi so tri ločene odgovornosti in nobena ne nadomesti druge. Ustanova, ki je dokument izdala, odgovarja za pravilnost vsebine. Prevajalec odgovarja za skladnost prevoda z izvirnim dokumentom. Notar pa zgolj ugotovi, da podpis res pripada temu prevajalcu.

Praktična posledica te ureditve je ta: notarska overitev ni potrdilo o kakovosti. Ustanove z zahtevo po notarski overitvi ne iščejo kakovosti, temveč identiteto odgovorne osebe. Želijo, da je ob morebitnem sporu jasno, kdo je sogovornik.

Praktična korist razumevanja te ureditve je ta: pridobljena notarska overitev ne pomeni, da je prevod brez napak. Tisti, ki mora opraviti pregled, ste Vi, saj boste dokument uporabili. Najučinkovitejše zagotovilo kakovosti je, da polja, kot so zapis imena, datum rojstva in številka dokumenta, pred overitvijo preberete z lastnimi očmi.

Kdo lahko postane turški sodni tolmač?

V Türkiye status turškega sodnega tolmača ni državni naziv, ki bi ga podelil osrednji izpit. Prevajalec se z listinami, ki dokazujejo znanje zadevnega jezika, obrne na notarsko pisarno; ta izjavo zabeleži v zapisniku o prisegi in vzorec podpisa hrani v svoji evidenci. Od tega trenutka je prevajalčev podpis pri tej notarski pisarni prepoznan.

To ima dve posledici. Prva: pooblastilo temelji na razmerju z notarsko pisarno; enotne osrednje evidence za vso državo ni. Druga: naziv ni stopnja jezikovne usposobljenosti, temveč izjava o odgovornosti. Kakovost prevoda je odvisna od izobrazbe in izkušenj prevajalca; zapisnik o prisegi tega ne meri.

V praksi to pomeni: oznaka „turški sodni tolmač“ jamči spodnjo mejo, o zgornji meji pa ne pove ničesar. Izkušnje s posamezno vrsto dokumenta, praksa drugega pregleda in doslednost izrazja – to so stvari, po katerih je treba povprašati ne glede na naziv.

V katerih primerih notarska overitev ni potrebna?

Notarska overitev se pridobi zato, ker jo ustanova zahteva; ni samodejna zahteva pri vsakem prevodu. Interna uporaba, faza predhodnega pregleda, informativna korespondenca in poslovna pogajanja overitve praviloma ne zahtevajo. Nepotrebna overitev je izguba denarja in časa.

Nekaterim ustanovam po drugi strani zadostuje turški sodni prevod in to tudi izrecno zapišejo. V to skupino sodijo številne univerze in organi za migracije v tujini: zadostujeta izjava agencije in žig. Uradi v Türkiye pa večinoma zahtevajo notarsko overitev.

Pravi način odločanja ni ugibanje, temveč potrditev. Seznam dokumentov ali navodila za vlogo na spletni strani ustanove na to vprašanje pogosto jasno odgovorijo. Če odgovora ni mogoče najti, pisno vprašanje že vnaprej prepreči nekajdnevno zamudo.

Faza	Kdo opravi	Kaj se preverja	Kaj se zgodi ob izpustu
Pridobitev dokumenta	Vlagatelj	Aktualnost, izvirnik, berljivost	Spis se vrne v fazi pri notarju
Odločitev o obsegu	Vlagatelj in agencija	Pisna zahteva ciljne ustanove	Pridobi se preveč ali premalo overitev
Prevod	Turški sodni tolmač	Številke, imena, datumi, razporeditev	Po overitvi popravek ni več mogoč
Drugi pregled	Agencija	Primerjava z izvirnikom	Napake se prenesejo v uradni izvod
Podpis in žig	Prevajalec	Popolnost besedila izjave	Notar ne more overiti
Notarska overitev	Notarska pisarna	Ujemanje podpisa z evidenco	Dokument v uradnem postopku ni sprejet

Postopek korak za korakom

1. Od ciljne ustanove pridobite pisno zahtevo. Formulacija „naj bo notarsko overjeno“ ne zadostuje; iz istega dopisa mora biti razvidno tudi, ali je potreben apostille.
2. Pripravite izvirnik dokumenta. Med postopkom pri notarju se pričakuje predložitev izvirnika ali overjenega prepisa.
3. Določite število izvodov. Overjen izvod ostane pri ustanovi, ki ji je bil izročen. Če boste vlogo oddali pri treh ustanovah, naročite tri izvode že na začetku.
4. Naročite prevod. Če je dodeljen prevajalec, ki obvlada to vrsto dokumenta, je poznejših popravkov manj.
5. Pregled opravite tudi sami. Zapis imena, datum rojstva, številko dokumenta in krajevna imena preberite sami; prav v teh poljih je največ napak.
6. Dokončajte postopek pri notarju. Prevajalčev podpis se primerja z evidenco in se overi.
7. Po potrebi nadaljujte z apostillom. Notarsko overjen prevod velja za sodni dokument, apostille pa se pridobi pri predsedstvu turške pravosodne komisije.

Vaš lastni kontrolni seznam

• Je Vaše ime zapisano enako kot z latinico v potnem listu?
• Se datum in kraj rojstva ujemata s podatkoma na osebnem dokumentu?
• So številke dokumenta in serijske številke prenesene v celoti?
• So žigi, štampiljke in rokopisne opombe v prevodu navedeni?
• Je število strani enako kot pri izvirniku?
• Je ciljni jezik pravi? Nekatere ustanove zahtevajo svoj uradni jezik.
• Koliko izvodov potrebujete?

Najpogostejše napake

Zahtevati popravek po overitvi. To je najdražja napaka v postopku. Overitev je vezana na podpis; v trenutku, ko se besedila dotaknemo, overitev izgubi veljavnost in postopek se opravi znova. Zato je treba pregled opraviti pred obiskom notarja.

Pridobiti apostille v napačnem zaporedju. Če je treba apostille pridobiti na izvirniku, pa je pridobljen na prevodu ali obratno, je spis zavrnjen. Zaporedje določa zahteva ciljne ustanove.

Pomanjkljiva veriga pri tujem dokumentu. Da bi bilo dokument, izdan v tujini, mogoče uporabiti v Türkiye, mora biti overjen v svoji državi. Notar v Türkiye ne overja pooblastila tujega organa.

Z enim izvodom vlagati pri več ustanovah. Ustanova izvoda ne vrne. Če število izvodov ni načrtovano na začetku, se postopek izpelje drugič.

Izbrati napačen ciljni jezik. Nekatere države imajo več uradnih jezikov, kateri se zahteva, pa je odvisno od regije, kjer se vloga oddaja. Prevod v napačen jezik je zavrnjen že vnaprej, tudi če je tehnično brezhiben.

Spregledati pogoj svežine dokumenta. Številne ustanove zahtevajo, da je dokument nedavnega datuma. Tega ne nadomesti dejstvo, da je prevod nov; gleda se datum izdaje dokumenta.

Kako dolgo velja notarsko overjen prevod?

Overjen prevod sam roka uporabnosti nima. Ustanove pa gledajo datum izdaje dokumenta. Zato prevod turškega izpisa iz registra prebivalstva, overjen pred enim letom, morda ne bo sprejet, tudi če je prevod brezhiben; zahteva se prevod aktualnega dokumenta.

Pri dokumentih, katerih datum se ne spreminja, na primer pri diplomi, je drugače. Overjen prevod diplome je uporaben tudi čez leta, saj se vsebina dokumenta ne spremeni. Preprosto merilo je to: ali dokument kaže trenutno stanje ali potrjuje trajno dejstvo?

Dokumenti, ki kažejo trenutno stanje (turški izpis iz registra prebivalstva, turško potrdilo o nekaznovanosti, potrdilo o naslovu prebivališča, stanje na bančnem računu), se morajo obnavljati. Dokumenti, ki potrjujejo trajno dejstvo (diploma, turški izpisek o rojstvu, sodna odločba), se praviloma ne obnavljajo. To razlikovanje občutno zmanjša stroške nepotrebnega ponavljanja.

Priprava, ki pospeši postopek

• Pisno zahtevo ciljne ustanove položite na vrh spisa; pri vsakem koraku se boste ozrli nanjo.
• Izvirnike dokumentov fizično zberite na enem mestu; dokumenti v različnih mestih določajo časovnico.
• Zapišite si obliko svojega imena iz potnega lista in jo sporočite prevajalski ekipi.
• Določite, pri koliko ustanovah boste vlagali, in temu prilagodite število naročenih izvodov.
• Že na začetku vprašajte, ali je potreben apostille; naknadno dodan korak podre časovnico.
• Prvo različico prevoda preberite pred overitvijo; popravek je brezplačen samo v tej fazi.

Kako deluje stran s stroški?

Postavki sta dve. Cena prevajalske storitve je cena, ki jo določi agencija, in se spreminja glede na obseg, jezikovni par in vrsto dokumenta. Notarska taksa pa je predmet uradne tarife; med notarskimi pisarnami se ne razlikuje in ni vključena v ceno agencije.

Ko je to razlikovanje jasno, vprašanje „kateri notar je cenejši“ izgubi smisel. Primerjati je treba le obseg na prevajalski strani: ali je vključen drugi pregled, ali je vključeno število izvodov in kakšen je rok dostave. Kako se izračuna postavka za prevod, pojasnjujemo na strani s cenami, pri katerih dokumentih je overitev potrebna, pa v vodniku po dokumentih. Svoj spis lahko pošljete prek obrazca za ponudbo.

Spodnji prikaz povzema tipično prakso; praksa posamezne ustanove je lahko drugačna. Podrobnost preverite pri ustanovi, ki ji boste dokumente izročili.