Prevod vizumskih dokumentov

Zato najpogostejša izguba pri vizumskih spisih ne izvira iz napačnega prevoda, temveč iz pomanjkljivega ali napačno oblikovanega prevoda. Ker je datum termina fiksen, čas priprave pa spremenljiv, se to tveganje še poveča.

Kateri dokumenti se prevedejo in kateri ne?

Konzulati praviloma zahtevajo tri skupine dokumentov: dokumente o istovetnosti in osebnem stanju, dokazila o dohodkih in zaposlitvi ter dokumente, ki izkazujejo namen potovanja. Kateri od njih se prevedejo, se razlikuje od predstavništva do predstavništva. Nekatera predstavništva zahtevajo svoj uradni jezik, druga sprejemajo angleščino; pri nekaterih se prevod številčnih dokumentov, kot je bančni izpisek, sploh ne zahteva.

Namen vloge	Ključni dokumenti	Kritična točka pri prevodu
Turistični	Turški izpis iz registra prebivalstva, bančni izpisek, hotelska in letalska rezervacija	Oblika datuma in dobesedni prenos zneskov
Poslovni	Vabilo, potrdilo o dejavnosti, izkaz pooblaščenih podpisnikov, turška davčna tablica	Uporaba firme podjetja v zapisu iz turškega poslovnega registra
Študentski	Sprejemno pismo, diploma, izpis ocen, dokazilo o sredstvih	Razlaga imen predmetov in ocenjevalnega sistema
Združitev družine	Turški izpisek o sklenitvi zakonske zveze, turški izpisek o rojstvu, izpis iz registra prebivalstva z dogodki	Popoln prikaz sorodstvenih razmerij
Delovni	Pogodba o zaposlitvi, diploma, dokazila o poklicni usposobljenosti	Ustreznica naziva in opisa del v ciljni državi

Tabela je le okvir; dokončen seznam je vselej dokument, ki ga objavi predstavništvo samo. Katera država pričakuje katero obliko overitve, najdete v našem vodniku po državah, podrobnosti po posameznih dokumentih pa v našem vodniku po dokumentih.

Časovnico postavimo od zadaj

Pri vizumskem spisu se načrtuje nazaj od dneva termina. Datum termina je fiksen; pridobitev dokumentov, njihov prevod in po potrebi overitev morajo biti končani do tega datuma. Najpočasnejši člen verige praviloma ni prevod, temveč prevzem dokumenta pri ustanovi: nekatere dokumente izdajo isti dan, drugi zahtevajo vlogo.

Drugo tveganje je pogoj svežine dokumentov. Številna predstavništva zahtevajo, da je dokument nedavnega datuma. Prezgodaj pridobljen turški izpis iz registra prebivalstva lahko na dan termina velja za „starega“. Zato je zaporedje tako: najprej se dokončno določi seznam, nato se pridobijo dokumenti, prevod pa se izdela nazadnje.

Koraki postopka

1. Pridobi se aktualni seznam dokumentov, ki ga je objavilo predstavništvo, in določi se ciljni jezik.
2. Dokumenti se zberejo drug za drugim; za vsakega se zabeležita datum in pogoj svežine.
3. Označi se, kateri dokument zahteva le prevod, kateri notarsko overitev in kateri apostille.
4. Izdelajo se prevodi; zapisi imen se poenotijo z latiničnim zapisom iz potnega lista.
5. Spis se uredi v vrstnem redu, ki ga zahteva predstavništvo, in preveri se ujemanje izvirnika s prevodom.
6. Zadnji pregled pred terminom: pregleda se, ali so kje manjkajoče strani, nepodpisani dokumenti ali dokumenti s pretečenim datumom.

Zagotavljanje kakovosti: zapis imena in oblika datuma

Prva postavka kontrole kakovosti pri vizumskih spisih je zapis imena. Kako se imena s turškimi črkami zapišejo v ciljnem jeziku, ni stvar poljubne izbire; za izhodišče se vzame zapis iz strojno berljivega polja potnega lista. Sicer uradnik ne more potrditi, da dokumenta pripadata isti osebi.

Druga postavka je oblika datuma. Zaporedje dan-mesec-leto se spreminja po dogovoru ciljnega jezika in pri tej spremembi je napačno branje datuma z izvirnega dokumenta resnično tveganje. Tretja postavka so zneski: simbol valute, ločilo tisočic in decimalno ločilo se prilagodijo ciljnemu jeziku, število samo pa se nikoli ne spremeni.

Četrta postavka so imena ustanov in nazivi. Ime ministrstva, univerze ali direktorata se prenese v obliki, ki jo ta ustanova sama uporablja kot uradno tujejezično različico, če ta obstaja. Prost prevod uradniku oteži prepoznavanje ustanove in podaljša čas obravnave spisa.

Notranja skladnost spisa

Vizumski spis ni en sam dokument, temveč sklop dokumentov, ki se med seboj podpirajo. Uradnik na konzulatu dokumentov ne bere posamič, temveč jih primerja med seboj. Zato je notranja skladnost spisa lahko celo pomembnejša od kakovosti posameznih prevodov.

Tipične točke neskladja so te: datumi na vabilu se ne ujemajo z datumi v letalski rezervaciji, doba na dopustnem dovolilu delodajalca je krajša od trajanja potovanja, naziv na dokazilu o dohodkih je drugačen od naziva v pogodbi. Nič od tega ni prevajalska napaka; a faza prevoda je zadnja točka, na kateri je ta neskladja mogoče opaziti.

Dober prevajalski postopek te razlike sporoči. Ekipa, ki dokumente obdeluje skupaj, opazi neujemanja datumov in imen ter jih sporoči vlagatelju. Če dokumente daste prevajati posamič in ob različnih časih, to brezplačno možnost pregleda izgubite.

Dodatna plast pri študentskih in delovnih spisih

Pri turističnih vlogah je prevod praviloma zadnji korak. Pri študentskih in delovnih vlogah pa za prevodom stoji še drugi postopek: priznanje diplome v ciljni državi. Ta postopek teče neodvisno od vizumskega spisa, zahteva vlogo pri drugi ustanovi in večinoma traja precej dlje.

Zato je treba pri teh dveh vrstah vloge načrtovati nazaj od vloge za priznanje, ne od vizumskega termina. Kadar se zahtevajo tudi učni načrti predmetov, obseg prevoda močno preseže eno samo diplomo in časovnico je treba temu prilagoditi.

Pri delovnih vlogah so dokazila o poklicni usposobljenosti poglavje zase. Pri reguliranih poklicih, kot so zdravstvo, inženirstvo, pravo in izobraževanje, prevod diplome ne daje pravice do opravljanja poklica; poklicna zbornica ciljne države vodi ločen postopek priznavanja. Vizumski spis tega postopka ne nadomesti in je večinoma končan pred njim. Videti razliko med tema dvema postopkoma že na začetku je predpogoj za realno časovnico.

Pri vlogah za dolgotrajno prebivanje in naselitev pa se spis nadaljuje tudi po vizumski fazi. Po prihodu v državo lahko za prijavo prebivališča, zdravstveno prijavo, vpis v šolo in bančne posle zahtevajo nove izvode istih dokumentov. Zato je razširjena in premišljena odločitev, da se ob pripravi vizumskega spisa hkrati pripravijo tudi izvodi, ki bodo potrebni po prihodu.

Kaj določa ceno?

Prvi dejavnik stroška pri vizumskih spisih je število dokumentov, saj vsak dokument tvori svojo najmanjšo obračunsko enoto. Drugi je plast overitve: med zgolj prevodom in notarsko overjenim prevodom je občutna razlika. Tretji pa je časovnica; spisi, pri katerih do termina ostane zelo malo časa, gredo v prednostni delovni tok.

Kadar celoten spis pošljete naenkrat, je zaradi ponavljajočih se polj med dokumenti skupni strošek bolj predvidljiv, kot če pošiljate po delih. Za aktualne razpone si lahko ogledate stran s cenami, spis pa pošljete prek obrazca za ponudbo.

Pogosti primeri

• Seznam, prenesen z interneta. Seznami dokumentov, ki krožijo po forumih, so večinoma zastareli. Edini zanesljivi vir je objava predstavništva samega.
• Ponovitev zavrnjene vloge. Pri drugi vlogi bo dokumente morda treba pridobiti znova; stari prevodi se lahko zataknejo ob pogoju datuma.
• Spisi spremljevalcev in otrok. Za mladoletne je soglasje samostojen dokument in večinoma zahteva notarsko overjen prevod.
• Potovanje po več državah. Pri vlogah v več državah vsako predstavništvo obdrži svoj izvod; število izvodov je treba načrtovati na začetku.

Ta vsebina podaja splošen okvir; podrobnosti posameznega postopka se lahko razlikujejo. Priporočamo, da veljavno prakso spremljate prek uradnih objav.