Notarsko overjen prevod

Zato notarska overitev ni žig kakovosti, temveč žig identitete. Za pravilnost prevoda odgovarja prevajalec; notar zgolj dokumentira, komu odgovornost pripada. Prav to je razlog, da ustanove zahtevajo notarsko overitev: da ob morebitnem sporu ne ostane nejasno, kdo je sogovornik.

Pri katerih dokumentih se zahteva notarska overitev?

Splošno pravilo je: če dokument ustvarja pravico, dokazuje status ali nalaga obveznost, ustanove praviloma zahtevajo notarsko overitev. Pri informativnih besedilih, predstavitvenih gradivih in interni korespondenci pa se overitev navadno ne zahteva.

Skupina dokumentov	Primeri	Potreba po overitvi
Dokumenti o osebnem stanju	Turški izpis iz registra prebivalstva, turški izpisek o rojstvu in o sklenitvi zakonske zveze, izpis z dogodki	Skoraj vedno
Izobraževalni dokumenti	Diploma, izpis ocen, potrdilo o vpisu	Odvisno od ustanove; pogosto pri vlogah za priznanje enakovrednosti
Poslovni dokumenti	Izkaz pooblaščenih podpisnikov, potrdilo o dejavnosti, družbena pogodba, pooblastilo	Skoraj vedno
Sodni dokumenti	Sodna odločba, turško potrdilo o nekaznovanosti, tožba	Skoraj vedno
Tehnična in predstavitvena besedila	Navodila za uporabo, katalog, besedilo spletnega mesta	Praviloma ni potrebna

Vrstica „odvisno od ustanove“ v tabeli je mesto, kjer se izgubi največ časa. Isto diplomo ena univerza sprejme že s turškim sodnim prevodom, druga ustanova pa je brez notarske overitve ne vzame v obravnavo. Podrobnosti po posameznih dokumentih zbiramo v našem vodniku po dokumentih.

Kako se sklene veriga?

Notarsko overjen prevod je fizična veriga, ki sloni na lastnoročnem podpisu, in ko manjka en člen, se veriga pretrga. Zaporedje je tako: veljaven izvirnik, njegov zvest prevod, prevajalčev podpis in žig, nato notarjeva overitev. Vsak člen predpostavlja prejšnjega; vračati se in popravljati naknadno večinoma ni mogoče.

V praksi se pričakuje, da se notarski pisarni predloži izvirnik dokumenta ali njegov overjen prepis. Prevajalec prevod sestavi s sklicem na izvirni dokument, notarska pisarna pa prevod in njegovo podlago vpiše skupaj. Zato mora biti pri naročilih, ki tečejo po digitalno poslanem skenu, ob dostavi pripravljen tudi izvirnik.

Koraki postopka

1. Priskrbi se izvirnik dokumenta ali njegov overjen prepis; preverijo se manjkajoče strani, neberljivi žigi in izbrisi.
2. Razjasni se zahteva ciljne ustanove: je potreben samo prevod, notarska overitev ali povrhu še apostille.
3. Prevod izdela prevajalec, ustrezen za to vrsto dokumenta, in gre skozi drugo branje.
4. Prevajalec prevod podpiše in ožigosa; prevodu se doda besedilo izjave.
5. Spis se predloži notarski pisarni; notar prevajalčev podpis primerja z vpisom v svoji evidenci in ga overi.
6. Overjen izvod se izroči. Če je namenjen uporabi v tujini, sledi faza apostilla.

Na kaj se osredotoča zagotavljanje kakovosti?

Kontrolni seznam pri prevodu, ki gre na notarsko overitev, je povsem drugačen kot pri literarnem besedilu. Prednostni vrstni red je tak: številke, datumi, lastna imena, številke dokumentov, popoln opis polj z žigi in podpisi ter ohranitev razporeditve strani. Če se pri datumu zamenja vrstni red dneva in meseca, je posledica precej težja od slogovne napake.

Drugo žarišče so sestavine, ki so na dokumentu, a niso besedilo. Žigi, hologrami, črtne kode in rokopisne opombe se v prevodu prikažejo z razlago v oglatem oklepaju. Če se te sestavine izpustijo, nastane vtis, da se prevod z izvirnikom ne ujema natančno.

Zakaj je tako pomembno, da je izvirnik viden?

Pri notarsko overjenem prevodu največ razprav sproži vprašanje, na kateri dokument se prevod opira. Ustanove ločijo tri različne položaje: dokument, katerega izvirnik je bil viden, prepis s potrjeno skladnostjo z izvirnikom in navadno fotokopijo. Teža teh treh v uradnem postopku ni enaka, kateri zadostuje, pa določi ustanova, ki bo dokument sprejela.

V praksi je najpogostejša težava ta: vlagatelj pošlje sken svojega dokumenta, prevod se dokonča, v fazi overitve pa se izkaže, da je treba predložiti tudi izvirnik. Če je dokument v drugem mestu ali v tujini, postopek čaka več dni. Zato je treba tudi pri naročilih, ki se začnejo s skenom, že na začetku vprašati, kje je izvirnik in kdaj bo pripravljen.

Nekateri dokumenti pa nastanejo elektronsko in se preverjajo s kodo QR. Pri teh dokumentih pojem „izvirnik“ deluje drugače; izpis dokumenta ima pomen skupaj s spletnim naslovom za preverjanje. Pri takih dokumentih je prenos podatka o preverjanju v prevod pomemben, da lahko ciljna ustanova dokument potrdi.

Kako se prevod poveže v celoto pri večstranskih dokumentih?

Pri enostranskem turškem izpisu iz registra prebivalstva ni težav; pri dvajsetstranski družbeni pogodbi ali pri izpisu ocen za več obdobij pa je celovitost strani tema zase. Če se prevod izroči s stranmi, ki niso povezane med seboj, je to pri ustanovah s pogojem celovitosti lahko razlog za zavrnitev. Prav tako se pričakuje, da se oštevilčenje strani ujema z izvirnikom.

Druga tema je povezovanje izvirnika s prevodom. Ustanova mora brez dvoma videti, kateri prevod pripada kateremu dokumentu. Zato se prevod uredi kot ena sama datoteka skupaj z dokumentom, na katerem temelji. Naknadno dodajanje ali odvzemanje strani postavi veljavnost overitve pod vprašaj.

Tretja tema pri obsežnih dokumentih so polja s tabelami in shemami. Pri izpisih ocen in računovodskih izkazih je ohranitev stolpčne zgradbe pred berljivostjo prevoda; uradnik primerja vrstico za vrstico. Prevod, v katerem so stolpci zamenjani ali vrstice združene, otežuje pregled, tudi če nosi pravilne podatke, in podaljša čas obravnave spisa.

Kako nastane cena?

Pri notarsko overjenem prevodu sta postavki dve in ne smemo ju mešati. Prva je cena prevajalske storitve; spreminja se glede na obseg, jezikovni par in vrsto dokumenta. Druga je notarska taksa in ta postavka ni cena, ki bi jo določila agencija. Notarske takse so predmet uradne tarife in so enake po vsej Türkiye.

Iskanje „najcenejšega notarja“ je zato brez smisla; med notarskimi pisarnami razlik v tarifi ni. Razliko ustvarja edinole obseg na prevajalski strani. Kako se izračuna postavka za prevod, najdete na strani s cenami, mesta, v katerih lahko opravite postopek, pa na strani s provincami.

Pogosti primeri

• Apostille, pridobljen v napačnem zaporedju. V nekaterih primerih je treba apostille odtisniti na izvirnik, v drugih na notarsko overjen prevod. Ob napačnem zaporedju se postopek ponovi od začetka.
• Dokument, izdan v tujini. Da bi bilo dokument tujega organa mogoče uporabiti v Türkiye, se pričakuje, da je overjen v svoji državi. Notar v Türkiye pooblastila tujega organa ne overja.
• Isti dokument za več ustanov. Overjen izvod ostane pri ustanovi. Če boste vlogo oddali pri treh ustanovah, je naročiti tri izvode že na začetku hitreje kot postopek ponavljati pozneje.
• Zamenjava prevajalca. Overitev je vezana na prevajalca, ki je podpisal. Že najmanjši naknadni popravek besedila overitev razveljavi in postopek se izpelje znova.

Če želite vnaprej videti, skozi katere korake bo šel Vaš spis, dokumente pošljite prek obrazca za ponudbo; seznam korakov in potrebno število izvodov Vam sporočimo pisno.

Ta vsebina podaja splošen okvir; podrobnosti posameznega postopka se lahko razlikujejo. Smiselno je, da aktualne pogoje preverite pri uradnem viru.